מוזמנים

השבוע חגגנו לבתנו בת מצווה באולם. הזמנו קרובי משפחה וחברים, אכלנו טוב, רקדנו, וברכנו. בקיצור היה מאוד שמח. קרובים וחברים התקשרו לספר כמה נהנו, כמה שהמקום היה יפה, והאוכל היה טעים. היה לנו ממש כיף לשמוע שכולם נהנו והודינו להם על שטרחו ובאו לשמוח איתנו.
כל שנותר לי הוא רק קצת להרהר בשיעורים המעניינים שפגשנו בדרך לקו הסיום, למשל רשימת המוזמנים וסידור ההושבה. אני מתאר לעצמי שמה שאני הולך לספר פה מוכר לרובכם, במיוחד אם כבר ערכתם אירוע או שניים בעברכם. ובכל זאת, אספר לטובת מי שעוד לא יצא לו לחוות את התהליך.
כשיצאנו לדרך ערכנו טבלה של כל הקרובים והחברים שאנחנו מכירים. בטבלה עשינו שלוש עמודות, מספר משוערך, מינימום, ומקסימום. יצא לנו בין 60 ל-160 מוזמנים, כאשר ההערכה שלנו עמדה על כ-100 מוזמנים. מצאנו אולם מתאים, שלחנו הזמנות וחיכינו לאישורים. מהר מאוד הבנו שלמציאות תכניות משלה והיא לא מתכוונת ליישר קו עם ההערכות שלנו. כעבור שבועיים כבר הודענו לאולם שיערכו ל-120 מוזמנים, ויומיים לפני האירוע זה כבר היה בין 130 ל-150. ביום האירוע התחייבנו כבר ל-145 עם 10 מקומות רזרבה, ובסופו של דבר הגיעו 153 אורחים.
במקביל התחיל משחק הכיסאות המוזיקליים. איך ממקמים מספר הולך ומשתנה של אנשים לשולחנות של 8-12 כיסאות? ובנוסף עם מספר לא מבוטל של אילוצים: מי חייב לשבת ליד מי, מי אסור שיישב ליד מי, מי קרוב לרעש המוזיקה, מי רחוק, וכמובן צריך להשאיר גם מקום פנוי בכל שולחן לאנשים שאולי יגיעו.
בסופו של יום כמו שאני מניח שאתם יודעים מניסיון דומה, אין לגמרי התאמה בין התכנון למציאות: מספר אנשים שהודיעו שיבואו, לא באו. מספר אנשים שהודיעו שלא יבואו, בסופו של דבר דווקא כן הגיעו. ומאלה שלא הודיעו, חלק באו וחלק לא, ולאו דווקא בהתאם להשערות שלנו. תודה לאל ואם קצת תושייה, פתחנו שולחן ׳רזרבה׳ ולכולם היה מקום לשבת. אולי לא המקום האופטימלי לכל אחד ואחד, אבל לא נראה לי שמישהו ממש ׳סבל׳.
התופעה המאוד מאוד מעניינת מבחינתי היא שלא באמת הייתה פה הפתעה.
בפרטים כן היו הפתעות, זה שדודה א׳ לא הגיעה ודוד ב׳ דווקא כן הגיע, אכן היה לא צפוי ומפתיע. אבל העובדה שהמתרחשים שקורים במציאות לא טורחים להתאים את עצמם לציפיות שלנו, היא ממש ממש לא מפתיעה. זה לא האירוע הראשון שאנחנו עושים, והתופעה הזאת, שלמציאות חוקים משלה, לא מגבילה את עצמה רק לארגון אירועים.
כל מה שבאמת נותר לעשות זה להיות מוכן לזה שמשהו לא מתוכנן יקרה, ואם אכן מגיעה ׳הפתעה׳ לבחור בזמן אמת לקבל אותה בשמחה.
אני מודה שהפעם לא באמת קבלתי את ההפתעה בשמחה, מצד שני גם לא התרגשתי מזה כמו בעבר. אני מאוד מקווה שבפעם הבאה אצליח באמת להגיע לקבלה בשמחה.
האם גם אתכם המציאות ׳מפתיעה׳? האם אתם מוכנים להפתעה? האם אתם מקבלים את ההפתעה בשמחה? אשמח אם תשתפו אותי, ותרגישו גם חופשי לשתף את הפוסט.